Cadastro técnico de materiais para compras e estoque

A existência de um Cadastro Técnico de materiais, atualizado permite oferecer suporte a diversas áreas das empresas, no levantamento de custos, reformulação de compras por categorias para melhorar as negociações, suporte a inventários e área fiscal e informações seguras para criar estratégias para redução de custos por família de materiais, buscando prover o planejador com informações corretas para a gestão e o desenvolvimento da organização.    

Um cadastro de materiais problemático, nasce pela falta de padrões que obriguem o registro das características consideradas imprescindíveis à identificação completa de cada tipo de material, que gera descrições erradas, incompletas e confusas, duplicando o material no cadastro e, o que é pior, no estoque também.

Esta situação é muito comum na maioria das empresas, uma vez que o cadastramento dos itens se dá diretamente em um sistema legado de gestão ou em um ERP, os quais não possuem qualquer nível de exigência para uma sequência lógica e obrigatória no momento da inclusão destas características dos materiais. 

Realizar o cadastramento correto com dados qualificados dos produtos auxilia a analisar melhor os processos internos, traçar estratégias comerciais, melhorar a movimentação logística de mercadorias e os níveis de resposta dos consumidores, o que gera ganhos financeiros, oferece uma experiência de compra satisfatória para o cliente final e fortalece a empresa no seu nicho de atuação. 

Mas, o cadastramento de produtos, embora pareça simples e descomplicado, pode representar um grande desafio para as empresas. No decorrer dos anos, muitas   organizações decidem abolir o setor de cadastro de materiais, utilizando a mão de obra não técnica; esses funcionários, em sua maioria não treinados, na hora de registrar os dados nos seus sistemas, cometem falhas, utilizam de nomenclatura comercial informada pelos fornecedores, que em sua maioria têm códigos internos e variam de empresas para empresa, daí geram vários cadastros adaptados a fornecedores, ao invés do cadastro técnico do produto.

Isto se explica por se tratar de um processo muito específico, cujo domínio sobre a sua técnica e, os efeitos positivos que causam sobre o fluxo de caixa das empresas ainda serem pouco estudados no meio acadêmico.

Este artigo aborda as principais informações necessárias para a estrutura do cadastro de materiais tecnicamente correto.

Em suma, a metodologia gera ganhos significativos para as empresas ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Os impactos são observados nas áreas de operação, manutenção, engenharia, gestão de estoque, almoxarifado e suprimentos. Além de obter melhora na qualidade dos dados, contribuindo a melhoria do desempenho econômico-financeiro das organizações.

Governança do cadastro 

A governança corporativa não é o único tipo de processo importante dentro de uma empresa, existe também a governança de cadastros. Basicamente, se trata de definir leis, padrões e boas práticas para gerir cadastro de materiais, clientes e fornecedores, dentre outros objetivos, essa Governança permite que  esse método se torne mais claro para todos os envolvidos.

É importante ressaltar que, mesmo as empresas pioneiras e detentoras de grande conhecimento na técnica de padronização de cadastro de materiais, já não conduzem sozinhas este processo, e muito, já concluíram que, em cadastro de materiais, arrumação é diferente de padronização.

Quando estas descrições são enviadas para um portal de comércio eletrônico este resultado piora e o lead time fica comprometido.
Com esta qualidade, o cadastro de materiais impede a eficácia de qualquer processo de automação e gera alguns problemas que podem custar muito caro.

No quadro abaixo demonstra os principais problemas gerados por erros nos cadastros de materiais: Descrições incompletas, duplicidade, erros na classificação fiscal, códigos genéricos, elevação de custos por pedidos, Dificuldades para compras em conjuntos, Estoques de materiais inservíveis e outros.     

 “Tudo isso gera dificuldades para os clientes internos, que acabam  adquirindo materiais equivocados ou perdendo tempo em processos de cotação.”

Gestão de Dados Mestres é um processo mais amplo que abrange todos os aspectos de um cadastro de produtos: Atributos logísticos, financeiros e comerciais, fluxos de processos, Regras e validações.

A governança de cadastro de materiais deve operar de forma integrada e colaborativa com todos os setores de uma organização. Possibilitando, assim, que colaboradores de diversas áreas ganhem autonomia para contribuir com a estruturação do cadastro, garantindo também que todos os produtos serão cadastrados do jeito certo e ter a classe fiscal correta. Fazendo com que a empresa siga as leis fiscais do jeito certo.

No contexto de dentro da empresa ,estabelecer padrões é o caminho para chegar a uma gestão única de cadastros, que vai melhorar o tempo útil da equipe.

A implantação de projetos de padronização e categorização de itens, tem auxiliado empresas a otimizar suas bases de dados e redesenhar seus processos internos para extrair os melhores resultados de seus cadastros e materiais e serviços.

UNSPSC: como funciona esse sistema internacional de categorização?

UNSPSC é um sistema de categorização internacional, criado para classificar todos os tipos de serviços e produtos existentes, incluindo materiais.

A sigla é uma abreviatura para o termo em inglês United Nations Standard Products and Services Code, que na tradução para o nosso idioma quer dizer “Código de Produtos e Serviços Padrão das Nações Unidas”.

Atualmente a lista do UNSPSC conta com 157.116 itens categorizados entre produtos e serviços. A classificação hierárquica é formada por cinco níveis, cada um com dois dígitos, da seguinte forma:

Segmento: agregação lógica de famílias para propósitos analíticos;

Família: grupo de categorias comerciais inter-relacionadas;

Classe: grupo de comercializações que compartilham características comuns;

Mercadoria: grupo de produtos e/ou serviços de substituição;

Função de negócios: atividade realizada por uma organização no apoio da comercialização.

Veja alguns exemplos:

código 3912120214:

39: serviços elétricos;

12: componentes e suprimentos elétricos;

12: canalização e vias para fios e cabos;

02: eletrodutos;

14: varejo.

código 4320150114:

43: informação tecnológica de previsão de tempo e telecomunicações, comunicações, projetos e acessórios;

20: componentes para informação tecnológica ou previsão de tempo ou equipamentos e acessórios computadorizados de telecomunicações;

15: acessórios computadorizados de computadores;

01: cabines para ligar computadores às estações de docas;

14: varejo.

A proposta central dessa solução é a criação e a entrega de um ecossistema de categorização mundial, eficiente e preciso para os mais variados tipos de itens e serviços que podem ser prestados.

De forma prática, o Código de Produtos e Serviços Padrão das Nações Unidas ajuda a automatizar os processos e a gestão de cadeia de suprimentos de empresas dos mais variados segmentos, indo desde a obtenção da matéria-prima até a entrega do produto pronto, ou do serviço, ao cliente final. 

A versão mais recente desse sistema, a UNv240301, foi disponibilizada em 7 de março de 2022, e conta com a inclusão de 721 novos itens, 12 alterações em itens já existentes, 6 movimentações de itens existentes e exclusão de 1 item. 

Com isso, a versão atual tem 157.116 itens categorizados.

Esse recurso facilita as negociações internacionais, visto que os códigos de barras gerados pela GS1 são válidos em qualquer lugar do mundo.

Estrutura de classificação

 A estrutura definida é aplicada por esta metodologia padronizada é composta por quatro níveis para alocação da informação, sendo eles: o Grupo, a Classe, o Material / Serviço e o Item.

Grupo: é o nível mais amplo de organização da estrutura de cadastro. Representa, de forma genérica, um conjunto de materiais ou serviços com afinidade entre si. Os grupos de numeração de 01 a 09 são destinados ao agrupamento de serviços e os demais, destinados a materiais. Ex.: Grupo 75 – Artigos e Utensílios de Escritórios Neste grupo estão incluídos artigos de escritório, suprime

Classe: subdivisão do Grupo. É o nível de organização que aloca seus componentes a partir de uma finalidade específica que os materiais ou serviços apresentam.

Ex.: Classe 7510 – Utensílios para escritório Definição da classe: Nesta classe estão incluídos porta-objetos, rotuladores, grampeadores, furadores e todos os utensílios, que apesar de duráveis, podem ser considerados como materiais de consumo.

Material/Serviço: é o nível genérico da classificação do cadastro. Trata-se da “máscara”, ou base, de características que permitirá que todos os descritivos possíveis de um mesmo bem ou serviço possam ser incluídos nela. Ex.: Material 19239 – Organizador de mesa neste material estão listadas as características para o cadastro do item como: matéria-prima, compartimento, tipo, formato e cor.

Item: é o nível mais específico de classificação da estrutura da descrição. É o local em que um descritivo, individualmente, será incluído sem que haja outro igual, respeitando a estrutura do material ou serviço determinados como sua base. Ex.: Item 9588 – Organizador de mesa, acrílico, triplo, retangular, fume. Neste item se incluiu a descrição específica do organizador de mesa que se deseja, sem direcionamentos aos fabricantes. Enfim, um descritivo que assegura as características mínimas que definem o bem e sua “exclusividade” de cadastro.

Importância das características do Item: as características do material/serviço são de suma importância para a estrutura, pois são elas que trazem um padrão ao descritivo, são orientativas, no sentido de descrevemos melhor um determinado item que se deseja adquirir e, principalmente, as características deverão refletir a disponibilidade do mercado. 

Produto (Item + Unidade de Fornecimento): é denominado Produto a combinação entre o Item e a Unidade de Fornecimento (UF), ou seja, em última instância, compramos, distribuímos, armazenamos e contratamos produtos, assim como no mercado.

Um mesmo item pode ser adquirido por “N” Unidades de Fornecimento, assim como um mesmo serviço pode também ser contratado por “N” Unidades de Fornecimento distintas. Exemplos de produtos:

 Café torrado e moído – pacote de 250 gramas 

Café torrado e moído – pacote de 500 gramas 

Café torrado e moído – pacote de 1 KG

Assim, a especificação dos materiais pode ser definida como descrição das características de um material, esse texto das descrições pode ser curto ou longo, no geral por limitação de caracteres deve-se ter um espaço extra para comentários onde é possível especificar tecnicamente o produto. 

 A finalidade de identificá-lo e distingui-lo de seus similares. Os elementos básicos dessa especificação costumam ser:

• Medidas;
• Normas técnicas;
• Especificação da embalagem;
• Forma de acondicionamento; 
• Nome do fabricante; 
• Aplicação do material, entre outros.

Classificação: Estocável – indica que o Item é padronizado como item de estoque de um ou mais Almoxarifados; 

Psicotrópico - indica que o Item é considerado como psicotrópico, portanto, sujeito a obrigatoriedade de prestação de contas junto à Anvisa; 

Controlado – indica que o item é controlado por Órgão Controladores, como Polícia Civil, Exército ou Polícia Federal, segundo determina legislação de produtos controlados.

Segundo Viana (2010, p. 74), a especificação dos materiais é a definição dos requisitos globais, tanto gerais como mínimos, que os materiais devem obedecer, tendo em vista a sua qualidade e a segurança.

As especificações dos materiais costumam ser definidas em função de vários itens. Vamos conhecê-los a seguir:

Amostras: utilizadas quando há dificuldade em detalhar as características esperadas para o produto; então, é enviada ao(s) fornecedor(es) uma peça com as características esperadas do material que se pretende adquirir. 

Padrão: quando o material deve atender a uma determinada norma técnica. Usualmente, tais normas são referentes a dimensões, resistência e características físico-químicas já definidas por órgãos reguladores. Desse modo, a especificação do material deve estar de acordo com as especificações estabelecidas por normas técnicas definidas pela ABNT, INMETRO, ISO, ou outro órgão do setor de atuação da organização.

Composição química: utilizada quando é necessário definir aspectos químicos dos produtos entre as várias possibilidades existentes. É o caso, por exemplo, da solubilidade/concentração dos materiais, que costuma ser fundamental quando se trata de medicamentos e reagentes químicos. 

Marca de referência: utilizada quando existe uma marca padrão que determina a qualidade para o material em questão. É o caso, por exemplo, de caneta Bic®, que não se trata necessariamente de um padrão de excelência, mas um modelo de produto pré-aprovado pela política da organização.

De acordo com o projeto ou sob desenho: pode ocorrer que o solicitante apresente um projeto, com a correspondente planta ou desenho, do produto que pretende adquirir. 

Código NCM e sua Importância para o cadastro dos produtos

A Nomenclatura Comum ao Mercosul (NCM) foi criada em 1991 pelos países integrantes do Mercado Comum do Sul: Brasil, Paraguai, Uruguai e Argentina.

A ideia de criar o NCM foi baseada em outro código internacional, o chamado SH (Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias), um padrão internacional para categorizar todas as mercadorias comercializadas no mundo, com grande objetivo do NCM é realizar uma aproximação do comércio entre esses países, considerando que o código proporciona padronização e unidade aos produtos comercializados por estes.

Outra aplicação da utilização da NCM está relacionada com a definição de diversos tributos, tais como IPI e Imposto de Importação. Em relação ao ICMS, PIS/PASEP e a COFINS, a utilização dessa codificação vem cada vez mais se amplificando, e tem sido fundamental na identificação de benefícios fiscais, substituição tributária, regimes especiais e tributações diferenciadas.

O Cadastro de Produtos impacta na Classificação Fiscal?

O Cadastro de Produtos feito de forma incorreta causa impacto significativo dentro da Classificação Fiscal, podendo trazer complicações junto ao Fisco e penalidades como multa e perda de benefícios fiscais, por exemplo.

Portanto, é necessário que as áreas de engenharia, compras e fiscal estejam fortemente alinhadas e especifiquem com o devido cuidado cada um dos itens que formarão o cadastro de produtos e o estoque da empresa. Assim, evita-se a atribuição incorreta de uma NCM para uma mercadoria por conta de má interpretação de algum dos setores.

Quais são os principais erros cometidos ao cadastrar um produto?

Podemos citar 3 principais erros vinculados aos cadastros das mercadorias:

• Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes;
• Não identificar alteração do item: quando a entidade promove alterações na descrição do produto, o registro 0205 deve ser gerado. Tal modificação poderá descaracterizar o produto ou indicar como sendo um novo produto;
• Não cadastrar o fator de conversão de unidades de medias, quando necessário.

Conclusão

Ressalto que para um cadastro de qualidade, é imprescindível uma interação com as demais áreas que detém informações importantes sobre o material. Neste sentido, a partir de uma relação fornecida pelo setor de qualidade, as unidades de medidas devem ser padronizadas de acordo com o estabelecido pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (INMETRO) e, a contar deste momento, não se deve permitir  criar novas unidades de medida sem o consentimento das áreas centralizadoras, com o objetivo de preservar a padronização estabelecida.

Em função da quantidade de informações necessárias ao cadastro de um item que são de responsabilidade de outros setores, propõe-se uma estratégia de comunicação e interação com eles para evitar o erro na escolha do tipo de material, assim como na sua classe de avaliação. Um erro nessas duas informações causará problemas em todos os setores da empresa que utilizarão o material e naqueles que são impactados com sua movimentação.

Com a implementação da estratégia proposta  neste artigo de gerenciar o catálogo de materiais, criando um setor específico para esta atividade, será possível identificar algumas vantagens e resultados. São eles:

• Controlar todo o fluxo do processo de cadastro para garantir que todos os passos sejam feitos corretamente e com segurança; 
• Dar confiabilidade aos dados mestres cadastrados para que os processos não sejam afetados com dados frágeis; 
• Reduzir o tempo de cadastro do item através da centralização das atividades com equipe própria dedicada a esta atividade;
• Atualizar e modernizar o catálogo de materiais conforme o mercado e a atualização das legislações, visando manter a empresa atualizada com suas práticas gerenciais; 
• Reduzir a quantidade de áreas e pessoas envolvidas na atividade, liberando-as para atuar nas suas atividades fim; 
• Agilizar a criação dos pedidos de compra com a garantia de dados mestres corretos e coerentes com a realidade do mercado;

• Garantir a correta contabilização dos materiais através de dados mestres corretamente cadastrados, evitando problemas financeiros e fiscais.

  – Consulta ágil, acesso fácil

Já que tudo está catalogado, a consulta é mais rápida. Com a consulta rápida, o acesso é muito mais fácil. Dessa forma, a gestão do estoque e os processos de compra acontecem com muito mais rapidez. E qualquer demanda envolvendo os materiais terá uma resposta bem mais dinâmica.

– Custos reduzidos

A matemática é simples: melhor acesso aos materiais, compras feitas com maior precisão, menos gastos desnecessários. Ou seja, diminui os custos, bem como o tempo gasto nas aquisições.

Reduzir as atividades de compras, pois é mais fácil comprar dois tipos de caneta do que 20 e, à medida que for uma política definida pela organização, reduzir a insatisfação dos clientes ou usuários com a falta de materiais.

 – Compras certeiras, menos  devoluções

Agora que as compras são feitas com maior precisão, diminui-se as devoluções. Afinal, o cadastro técnico de materiais permite uma melhor visualização de todos os materiais existentes na empresa, além de, realizar compras em grandes lotes, aumentando o poder de barganha nas condições de negociação junto aos fornecedores

– Cumprindo a legislação

A ausência de um cadastro com todos os materiais corretos dificulta a classificação fiscal (NCM) e aplicação correta das alíquotas dos tributos, aumentando o risco de multas e penalidades.

Podemos perceber que a correta classificação fiscal de mercadorias é uma etapa de extrema importância para evitar problemas na apresentação de informações da empresa aos órgãos fiscalizadores.

Possuindo seus cadastros de mercadorias corretos, as organizações evitam incorrer em penalidades fiscais e podem desfrutar de todos os benéficos tributários que possam incidir em suas operações.

Se os responsáveis pelo cadastro do produto, emissão do documento fiscal e preenchimento das informações no registro 0200 não tiverem ciência da importância desta cadeia de trabalho e do significado da informação fiscal gerada, haverá uma enorme probabilidade de que seja registrada uma informação errada. Por consequência, essa informação impactará diretamente em todo o restante da cadeia.

- Não fique em falta no estoque

Nada mais chato que precisar de alguma coisa e não ter, não é mesmo? Então, a solução ajuda a prevenir que a sua empresa fique em falta com algum item no seu estoque. Assim, você mantém tudo sempre em dia e corre menos riscos.

– Informações precisas

Com tudo devidamente catalogado, cada item estará descrito com informações precisas. Como resultado, as demandas que dependem de determinado item serão mais eficazes.

Bibliografia

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