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Manual de Gestão, a ‘cereja do bolo’

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(ENGETAG) Este artigo tem por objetivo destacar a importância de um Manual de Gestão da Manutenção bem feito e atualizado para a diretoria da empresa, para os gestores e equipes de manutenção e de operações, e demais funções envolvidas, incluindo os fornecedores em muitos casos.

É certo que um bom sistema de gestão é indispensável para conduzir as empresas a um melhor nível de competitividade. E é certo também que um sistema de gestão para ser um diferencial competitivo depende de um modelo de gestão adequado ao perfil da empresa, que sirva de real suporte e inspiração para todos.
O gestor de manutenção tem a iniciativa de desenvolver vários estudos e planos de trabalho visando capturar melhorias no desempenho da manutenção de sua fábrica e colher os benefícios de uma gestão competitiva: disponibilidade dos equipamentos, maiores volumes de produção, maior capacidade de entrega, garantia de qualidade, operação mais enxuta e econômica, preservação dos ativos, operação mais segura, etc.

Com o passar do tempo o trabalho sendo gerado vai resultando em uma coleção rica de práticas e conteúdos voltados à gestão da manutenção, como por ex. o estabelecimento de diretrizes, a aplicação de metodologias e conceitos, planos e procedimentos de manutenção, fluxogramas de trabalho, check-lists e treinamentos.

Manual de Gestão da Manutenção

O Manual de Gestão é o documento único que apresenta o melhor desses conteúdos e traz um conjunto de informações abrangente de como funciona a gestão da manutenção da empresa.

O objetivo do Manual de Gestão é apresentar o modelo da gestão da manutenção que norteia as atividades do setor, garantindo ao mesmo uma base operacional sólida, confiável e protegida. Ao reunir os vários elementos da política de manutenção da empresa, assume o papel de ‘veículo integrador’, permeando todos os níveis hierárquicos e as várias funções envolvidas com a gestão de manutenção: setores de produção, logística, engenharia, suprimentos, recursos humanos, segurança do trabalho, bem como os fornecedores de serviços e materiais técnicos.

Para os novos colaboradores, é um dos primeiros documentos a ser disponibilizado, pois acelera seu conhecimento e entrosamento com as equipes de manutenção e operações. 

Em ocasiões de auditorias ou de visitas de alta diretoria, funciona como um documento comprovante da existência do modelo de gestão de manutenção da empresa.

Para o gestor de manutenção é o melhor cartão de visita possível.

Conteúdos do Manual de Gestão

O Manual deve apresentar e explicar com clareza os elementos e práticas da gestão de manutenção da empresa.

Seguem alguns conteúdos que devem fazer parte de um Manual de Gestão consistente (não se limitando à):

  •  Objetivo do Manual;
  •  A função Manutenção na empresa;
  •  Funções e responsabilidades do Setor de Manutenção: Engenharia de Manutenção, Supervisão da Manutenção, PPCM, Compras, Almoxarifado, Equipes de Preditiva, Mecânica, Elétrica, Instrumentação, Eletrônica, Civil, etc.;
  •  Arquétipo da Gestão de Manutenção;
  •  Estrutura organizacional e Organograma da equipe;
  •  Histórico da manutenção, ‘timeline’ dos avanços da gestão da manutenção na empresa;
  • TPM e descrição dos pilares da manutenção adotados pela empresa;
  • Descrição das Normas ISO 55000, NBR5462 e demais normas e padrões adotados pela empresa voltados à gestão da manutenção;
  • Descrição das principais práticas e metodologias adotadas pela empresa: RCM, Estratégia de Manutenção para Equipamentos Críticos, Preditiva e Preventiva, Manutenção autônoma, PPCM, Análise de Falha, FMEA, Life Cycle Cost, PDCA, Kaizen, 5S, etc.;
  • Gestão de Desempenho da Manutenção, OEE, MTBF, Backlog e demais indicadores de desempenho adotados;
  • Falhas e Defeitos, Análise de Falha, FMEA e conceitos de Modo de Falha, Efeito da Falha, Causa da Falha, Severidade, Ocorrência, Detecção;
  • Política de Desenvolvimento do Time de Manutenção;
  • Gestão de Paradas;
  • Gestão de Materiais de Manutenção;
  • Glossário de termos;
  • Bibliografia;
  • ... e assim por diante. O conteúdo do Manual é 100% personalizado e deve representar o perfil da empresa.

Benefício colateral 

No período de desenvolvimento do Manual, o gestor irá revisitar assuntos e temas que não estão no seu dia a dia. E essa revisão com senso de melhoria contínua é uma ótima oportunidade para levá-lo a soluções que podem ser implantadas no setor no curto e no longo prazo. Ou seja, a elaboração do Manual de Gestão sem dúvida irá trazer um benefício colateral positivo de agregação de valor à gestão de manutenção e consequentemente às operações da empresa.

O Manual é dinâmico

O Manual de Gestão é dinâmico, seu conteúdo é sujeito a modernizações contínuas. Por exemplo, o que foi elaborado a poucos anos atrás tem sido atualizado com a chegada de novos cenários, como a Indústria 4.0.

É previsto que sejam feitas revisões e atualizações em seu conteúdo sempre que necessário. Por isso, deve constar no cabeçalho ou rodapé de suas páginas o número e a data da emissão ou revisão vigente.

Apresentação do Manual de Gestão

O Manual, tanto em forma digital ou impressa, é merecedor de um trabalho mínimo de design gráfico e, na forma impressa uma encadernação à altura, afinal, sendo um documento para orientar e inspirar seus leitores, a aparência sempre ajuda, correto?

Também deve se considerar que não é todo dia que o gestor tem em mãos e apresenta um material como esse. Cabe aí preparar uma apresentação bem feita aos envolvidos, no nível de um evento de apresentação de resultados, participação nos lucros, definição de metas, ou motivo similar de impacto e importância.

Para empresas com mais de unidades operacionais em localidades diferentes, é válido promover um roadshow, em ciclo rápido, pois o assunto é merecedor e interessa a todos.

Não é à toa que dizemos que a "cereja do bolo" é algo muito especial quando aparece. O Manual de Gestão da Manutenção é a cereja do bolo do Modelo de Gestão da empresa.

Autor: Rafael Herrera
Sócio Diretor da Engetag Engenharia
Desde 2001 vem apoiando diversas empresas na elaboração de Manuais de Gestão diferenciados.
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Texto: Segunda edição publicada na Revista Manutenção sob licença Creative Commons  Licença Creative Commons
Imagens: As imagens possuem licenças específicas, consulte as respectivas legendas
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APRESENTAÇÃO:

ENGETAG é uma empresa de Serviços de Engenharia com o seguinte portfólio de atuação: - Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de Projetos com metodologia adequada, atualizada, garantindo previsibilidade em prazo, custo e qualidade dos trabalhos em todas as fases do empreendimento. - Gestão de Manutenção - Soluções sob medida para conduzir a Gestão da Manutenção de suas Operações a níveis de Excelência. - Infraestrutura Predial - Serviços e soluções para Infraestrutura Predial: obras, reformas, manutenção, retrofit, regularizações, laudos, estudos para economias, aprovações, etc. - Sistemas Elétricos - Serviços e soluções em Sistemas Elétricos: laudos SPDA, treinamentos, atendimento a normas, estudos para economias, aprovações, etc. - Sistemas de Águas e Efluentes - Estudos e Projetos para Sistemas de Águas e Sistemas de Efluentes visando garantir economias com reuso, compliance. - M&A - Estudos de Due Diligence em plantas industriais, operadores logísticos, áreas greenfield, propriedades, etc.

FORMAÇÃO ACADÊMICA E EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL:

Com a ENGETAG, seus clientes contam com experiência comprovada no atendimento pleno a requisitos de Sistemas de Gestão diferenciados e conhecimento abrangente de Práticas e Metodologias ‘Classe Mundial’, assegurando alto nível de Previsibilidade na execução e nos resultados das iniciativas: Normas ISO, ISO 55000, Manutenção Produtiva Total, RCM, SMED, Manutenção Autônoma, metodologia FEL, PMI 9 pilares, conceitos de Produção Enxuta Lean Six Sigma, Gestão da Rotina, Teoria das Restrições, Benchmarking Competitivo, Práticas de Conservação de Energia. Experientes no desenvolvimento de estudos e trabalhos de obtenção de licenças de construção e operação atendendo órgãos regulatórios de meio ambiente, prefeituras, bombeiros, providências para obtenção de selo LEED, estudos para atendimento a requerimentos de BPF, HACCP, 5S, Segurança e Prevenção de Perdas, norma de sistemas elétricos NR-10, laudos atendendo norma NR-5419 SPDA, NR-13 Vasos de Pressão, etc.


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