A importância do setor de manutenção para a eficiência do processo de compras

O processo de compras de uma empresa impacta diretamente em sua saúde econômico-financeira, como consequência direta do planejamento de compras corporativas, percebe-se a economia de recursos essenciais para a sustentabilidade organizacional, além de um maior retorno sobre o investimento realizado em toda a cadeia produtiva da empresa

Por essas e outras, podemos dizer que o planejamento de compras é um processo estratégico, o qual tem por objetivo gerenciar o fluxo de suprimentos de uma empresa, zelando pela tríade preço, prazo e qualidade.

De suma importância a gestão da manutenção é um processo de melhoria contínua que supervisiona e controla o funcionamento de máquinas envolvidas na produção, evitando possíveis quebras e assim paradas na produção, além de evitar o desperdício de dinheiro em processos de manutenção ineficientes.

O principal embate entre estes setores é: garantir a redução de custos, prazos e manter o padrão de qualidade versus reduzir falhas e riscos operacionais e controlar o funcionamento de máquinas e serviços que envolvam a Produção.

A principal reclamação do setor de manutenção quanto ao setor de compras é na aquisição de produtos similares adquiridos fora da especificação técnica. Por outro lado, o time de compras alega que as informações necessárias são repassadas incompletas, que a área de manutenção exclui o setor dos principais projetos e; após a aquisição ter sido negociada diretamente por manutenção, esta delega ao setor de compras que sejam negociados prazos com fornecedores para as requisições classificadas por urgentes, e não há tempo hábil para garantir uma boa negociação.

É muito comum também encontramos situações em que a responsabilidade sobre as paradas não programadas decorrentes da falta de peças, caiam sobre a manutenção industrial, enquanto a equipe de compras alega não ter culpa sobre o problema e a requisição ainda não fora criada.

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E quem tem a razão nesse caso? Não é o caso de apontar culpados, já que esses períodos de inatividade afetam toda a empresa e, por isso, todas as equipes são um pouco responsáveis por evitar que o problema surja

Isso acontece porque cada um visa atender as demandas e necessidades da sua área. O problema aqui está intimamente ligado a falta de alinhamento dos processos entre os setores; compras e manutenção, uma vez atuando de forma alinhadas terão resultados mais assertivos.

E por isso reforço a importância da sinergia entre as áreas e compartilhamento das responsabilidades e crucial a boa comunicação entre os dois setores. Assim, ambos podem trabalhar de forma complementar dando apoio aos objetivos e metas em cada setor.

Por isso, é importante que haja um processo definido e estruturado de modo que o setor de manutenção participe do processo compras de forma técnica e a negociação comercial fique na competência dos profissionais de compras, mas nada  impede da manutenção sugira tecnicamente a escolha do fornecedor crucial para algumas atividades, o que não significa que em todas as compras a definição ficará a cargo da manutenção ou compras, o importante é a conversa prévia, o comprador ir na área para entender as exigências técnicas da manutenção para reparo ou contratação de serviços específicos.  E assim todo o trabalho seria feito com base nas especificações e requisitos mínimos; e a margem de erro seria consideravelmente menor.

Automação dos processos

É importante lembrar que automatizar os processos não significa substituir a atividade humana, mas aumentar a produtividade da área, liberando os profissionais para criar e executar estratégias relevantes para o negócio.

Um sistema eletrônico totalmente integrado além de descomplicar o trabalho, melhora a comunicação entre as áreas. Cada setor pode ter acesso ao que for relevante para cada um, agilizando processos e decisões internas.

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Automação de processos, machine learning e digitalização de toda a parte documental do setor de compras: isso já faz parte da realidade da maioria das organizações.

A centralização de informações permite que os setores de manutenção, compras e almoxarifado tenham mais controle do fluxo de trabalho, através do sistema gestores conseguem ter, ao mesmo tempo, uma visão geral e detalhada de todos os processos.

Nos dias atuais, contratos com fornecedores são tramitados eletronicamente, através da assinatura eletrônica é possível fechar negócios com rapidez, bem como celebrar termos aditivos ou renovar parcerias.

O uso de ERP contribuem para melhorar a gestão de fornecedores, estratificar os backlogs de manutenção e compras e; ao mesmo tempo em que o processo é mapeado; criam as possibilidades de monitoramento para garantir a melhoria contínua e alcançar mais eficiência — o que ocorre por meio da troca automática de informações.

Uma outra maneira de solucionar essa questão é ter um comprador técnico, responsável pelas compras e contratação de serviços que fique alocado pelo menos 2x por semana na área de manutenção, uma vez que esse profissional irá vivenciar e identificar as necessidades reais da área além de criar uma relação mais próxima com a equipe e passando a ser visto como facilitador para ambos os setores.

Em caso de compras sob desenho, ou especificações técnicas mais detalhadas é primordial o envio de um anexo dentro da requisição para que a informação fique centralizada e deverá conter campos com o máximo de informações e o ideal uma conversa entre as partes mesmo que por email para que sejam esclarecidas todas as dúvidas sobre a solicitação da compra.

KPI para Manutenção e Compras

Custo de Manutenção sobre valor de reposição/ERV

Este indicador financeiro é essencial para uma gestão de manutenção de sucesso e serve de informação primordial para análise dos compradores ao realizarem orçamento para compra de equipamentos.

Com o CPMV é possível analisar o custo de manutenção empregado em cada equipamento e identificar se seria mais vantajoso continuar mantendo o ativo ou comprar um novo, por exemplo. 

Calcular este indicador não é difícil, mas antes precisamos entender o que é a sigla ERV (Estimated Replace Value). 

O valor estimado de troca, como o próprio nome já se refere, é a quantidade de capital que você terá que bancar para comprar um novo equipamento. 

Vamos ao principal entender a fórmula:

 

Esse indicador deverá ser utilizado para equipamentos de alta criticidade.

Na prática: digamos que o orçamento do conserto de um ativo na empresa saiu R$5000,00. Já o preço de um ativo igual, porém novo seria de R$210.000 

Temos: CPMV = 5.000 / 210.000 x 100 = 2,38%

6% é o valor máximo aceitável para esse indicador dentro do período de um ano.            

Mas atenção!  Este número pode depender de uma análise do equipamento, em alguns casos 2.5% já basta.

Para um resultado positivo, precisamos encontrar um número menor dos que estes estipulados, caso contrário é mais vantajoso comprar um novo equipamento do que continuar mantendo o antigo.

Evolução dos Preços

Os históricos das negociações ficam cadastrados no sistema e podem ser acessados a qualquer momento, permitindo gerar novos pedidos baseados naqueles já existentes.

Os registros de requisições passadas servem como fonte de informação para analisar gastos e estudar formas de conseguir melhores cotações no futuro. 

O objetivo deste KPI é também para que haja economias nas aquisições, identificando os períodos em que os preços estão mais baixos.

MTBF, MTTF, MTTR: conheça os indicadores de manutenção

Índices de devolução

É importante descobrir o número de devoluções e a quantidade de produtos com defeito. Com essa métrica, é possível verificar se as requisições estão sendo feitas de maneira correta e, consequentemente, melhorar os processos. Uma boa maneira de minimizar esse processo é identificar a causa raiz internamente junto a área solicitante, setores de qualidade e principalmente junto ao fornecedor para proporem soluções.

Lead time

Basicamente, o cálculo do lead time é feita através da subtração da data de entrega do produto com a data do pedido. Apesar de parecer simples é extremamente necessário fazer uma divisão dos tempos de cada processo. Isso porque, através da fragmentação de todo o processo do ciclo do pedido é possível visualizar oportunidades de melhorias e gargalos da operação da empresa.

Saving

A estratégia de Saving é decisiva para o negócio, porque além de ajudar a otimizar custos nas operações, pode impactar diretamente a venda para o consumidor final. Seu cálculo mostra quando foi economizado em uma compra, seja através do preço menor ou por uma projeção de economia em determinado período.

 

Mas existem outros tipos de indicadores de saving que podem ser explorados para o alcance de metas no setor de compras. Veja quais são:

Saving contra baseline: compara o valor pago na última aquisição de determinado produto com o valor atual dele no mercado.

Saving contra orçamento: refere-se ao valor total pago pela compra, quando o produto é adquirido por um preço menor que o valor orçado.

Spend Analysis

O Spend Analysis, também conhecido como análise de gasto, trata-se de uma fase fundamental no processo de Strategic Sourcing. 

Através disso é possível compreender a carteira de gastos durante um período ou um tempo já estabelecido.

É possível aplicar esses conceitos em diversos tipos de negócios. Investir no Spend Analysis permite que algumas informações possam ser observadas, como:

• Identificar os maiores fornecedores da empresa e qual a representatividade deles no negócio;
• Compreender as categorias que concentram os maiores gastos;
• Identificar as áreas que apresentam o volume maior de compras;
• Entender quais itens comprados de maneira unitária possuem um valor maior;
• Descobrir quais itens de cauda longa e sua representatividade;
• Identificar quais compras são apresentadas com mais frequência, seja de forma automatizada ou não.

Você deve ter em mente que o Spend Analysis serve para classificar e analisar dados relacionados à despesa. Isso contribui para diminuir os custos ao adquirir um produto, assim como aumentar a performance e ter um monitoramento mais constante da governança. É muito comum o setor de compras através dessa ferramenta criar projetos internos com as áreas para análise de substituição de itens/produtos não estratégicos.

Backlog de Compras

Em compras, são requisições ainda não adquiridos ou em vias de aquisição. O tamanho do backlog no tempo determina a quantidade de esforço ou recursos necessários para tratá-lo. O controle do backlog é essencial para manter a empresa operando satisfatoriamente.

Este indicador mede o tempo médio que a área de compras leva para negociar uma requisição e torná-la pedido de compras.

Por isso, é muito importante que requisições criadas erradas no sistema ou pendentes pela área ou diretoria sejam devolvidas a área sistematicamente porque ao medir o indicador o resultado não será assertivo na apresentação de resultados para ambas as áreas requisitantes e compras.

O backlog de manutenção se refere ao período em que uma ordem de serviço tem que esperar para ser solucionada. Ou também o tempo que uma equipe de trabalho necessita para terminar todas as suas atividades de manutenção.

Ele pode ser determinado para toda a operação de manutenção. O contexto de cada empresa e o nível de risco associado a cada ativo específico determinam o nível de backlog aceitável. Os ativos de baixo risco toleram atrasos de manutenção mais longos, enquanto os ativos de alto risco permitem atrasos de manutenção mais curtos.

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Benchmarking

O Benchmarking na manutenção mostra o quanto esse procedimento é decisivo no andamento da indústria. Sabemos que, os danos causados por uma parada geral nos equipamentos, muitas vezes, saem do controle e a manutenção preventiva se transforma na melhor aliada quando se trata de competitividade.

Ao avaliar os resultados em relação às outras empresas referências do mercado, o processo deve ser feito com um olhar muito particular, pois cada tipo de operacional tem deficiências particulares que precisam de soluções inteligentes conforme a incidência de falhas. Após essa etapa, é importante avaliar de maneira técnica o que foi mapeado, verificar a viabilidade, e assim implementar as melhorias.

Ao montar um planejamento baseado em dados, o setor que controla as falhas, consegue tomar decisões em níveis estratégicos. Só assim será possível lidar com os desafios sem perder qualidade e aumentar os custos.

Conclusão

Podemos verificar a suma importância um esforço para manter uma relação de sinergia entre as equipes de compras e manutenção e essa integração é recompensada com mais produtividade, maiores níveis de qualidade na produção, menos perdas e uma ambiente mais seguro para toda a empresa.

Os indicadores citados neste artigo geram informações importantes a serem apuras pelas duas equipes, compras e manutenção, nas tomada de ações relevantes, porém existem uma vasta quantidade de outros indicadores que devem ser analisados quanto a sua aplicabilidade ,e podem ser consultados em literaturas, revistas e sites voltados para os temas.

Como resultado deste planejamento e integração torna-se possível identificar a necessidade de reabastecimento antes que as peças faltem; fazer pedidos de compras maiores (ou mais frequentes) em casos nos quais o tempo de espera para a chegada dos itens é grande; controle dos itens de inventário, mudanças nas tomadas de decisões da equipe de compras, mitigar riscos e trabalhar no maior nível possível de previsibilidade.

Como sugestão a realização de reuniões frequentes e a criação de projetos conjuntos para otimização e redução de custos em alguns itens e o registro de lições aprendidas na conclusão de projetos, que servirão para contribuir com a melhora do planejamento de aquisições futuras e, assim, ganho de agilidade nos processos, vantagens competitivas, custos reduzidos, otimização e eficiência nas operações.